Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet, fondant sa culture sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'esprit d'entreprise, est à la recherche d’un ou d’une gestionnaire, service de soutien juridique qui fournira formation, conseils, soutien et direction aux membres de l'équipe. Ce poste offre un environnement de travail hybride.

Vos tâches :
-Cerner les besoins en ce qui concerne la production et le traitement efficaces du travail des adjoint(e)s juridiques (30 à 40 personnes). 
-Travailler, en collaboration, en ce qui a trait à la proposition, à l’affectation et au maintien des ressources liées aux adjointe(s) juridiques, ce qui comprend la recommandation d’équipes, la formulation de commentaires et la recommandation d’un lieu de travail pour les adjointe(s) juridiques et les avocat(e)s en fonction des exigences de la pratique.
-Veiller au perfectionnement des adjoint(e)s juridiques afin d’atteindre l’objectif visant à créer de solides unités de travail qui misent sur la coopération. Notamment, trouver des moyens d’évaluer les compétences, les logiciels et les applications, et déterminer les outils et les méthodes de formation les plus appropriés.
-Gérer les absences et planifier les vacances afin d’assurer une couverture adéquate.
-Encadrer les employé(e)s et gérer le personnel en mode de travail hybride.
-Former les adjoint(e)s juridiques et les avocat(e)s sur les facteurs de réussite. Aider les avocat(e)s avec les discussions reliées à la performance.
-Assurer l’amélioration de l’efficacité et de la productivité, la mise en œuvre de mesures disciplinaires constructives, d’un plan formel d’amélioration du rendement ou la recommandation de formation supplémentaire.
-Diriger des activités qui favorisent la cohésion d’équipe.
-Organiser des réunions avec les adjoint(e)s juridiques, par exemple, des séances de remue-méninges, des groupes de discussion, des activités de mobilisation informelles, etc.
-Identifier des améliorations aux processus, incluant l’amélioration du flux de travail et l’optimisation de l’utilisation de l’IA et le mentorat des membres du Comité d’amélioration continue pour atteindre les objectifs de l’équipe.
-Diriger le processus de gestion du rendement des employé(e)s, ce qui comprend l’établissement d’objectifs de rendement et la communication et la collecte de rétroactions constantes. Obtenir de la rétroaction des clients (avocat(e)s) sur une base régulière.
-Recommander des augmentations salariales annuelles.
-Agir à titre en tant que principal agent de liaison entre les avocat(e)s et les adjoint(e)s juridiques, et entre la direction et les adjoint(e)s juridiques.
-Gérer les préoccupations qui apparaissent au sein des équipes d’avocat(e) et d’adjoint(e)s juridiques.
-Reconnaître les problèmes, trouver des solutions novatrices, communiquer avec les parties concernées et faire le suivi de ces problèmes jusqu’à ce qu’ils soient résolus.
-Travailler, en collaboration, pour répondre aux besoins opérationnels, partager des questions et des pratiques exemplaires relatives à la gestion, améliorer l’efficacité, normaliser les processus de travail et participer aux projets liés aux Services de soutien juridique.
-Tenir des registres et voir à la compilation et la préparation de rapports concernant les statistiques reliées au personnel ou aux services.
-Analyser les données afin d’identifier les thèmes et les tendances. Présenter de solides recommandations en faveur du changement.
-Collaborer à la préparation annuelle des budgets financier et d’effectifs. Procéder à la vérification et à la préparation des rapports mensuels.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :
-Diplôme collégial en administration, ressources humaines ou autre domaine pertinent, ou une expérience de travail équivalente.
-Minimum de 10 années d’expérience, incluant un minimum de trois ans en gestion de grandes équipes, idéalement dans un environnement de services professionnels.
-Aptitudes bien développées pour la résolution de problèmes, la gestion des conflits et la négociation, y compris la capacité de régler les problèmes de rendement et de discipline. Capacité à chercher et à mettre en place des solutions créatives.
-Excellentes aptitudes pour le raisonnement analytique et la pensée critique.
-Aptitudes démontrées en matière de calcul.
-Solides aptitudes pour la communication écrite et orale (en français et en anglais).
-Capacité démontrée à communiquer efficacement.
-Connaissances intermédiaires de la suite Office.
-Réalisations effectuées en gestion du changement et intérêt marqué en amélioration continue des processus.
-Compétences reconnues pour l’organisation et la priorisation du travail dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide et sur une plateforme nationale.
-Capacité d’établir des relations solides basées sur la confiance afin d’obtenir du soutien et des résultats.

Ce qui vous est offert :
-Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
-Une rémunération concurrentielle et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
-Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
-La possibilité de s’impliquer dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
-Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Vous désirez joindre les rangs d’un cabinet qui met l’emphase sur le développement du plein potentiel de ses employés? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This firm, based on a culture of professional excellence, collaboration, innovation, thought leadership and entrepreneurship, is seeking a Manager, Legal Support Services who will provide training, advice, support and direction to members of the team. This position offers a hybrid work environment.

Your tasks:
-Identify needs for the efficient production and processing of the work of legal assistants (30-40 people). 
-Work collaboratively with respect to the proposal, allocation and maintenance of legal assistant resources, including recommending teams, providing feedback and recommending a workplace for legal assistants and lawyers based on practice requirements.
-Ensure the development of legal assistants in order to achieve the objective of creating strong work units that focus on cooperation. This includes finding ways to assess skills, software and applications, and determining the most appropriate training tools and methods.
-Manage absences and plan vacations to ensure adequate coverage.
-Coach employees and manage staff in hybrid work mode.
-Train legal assistants and lawyers on success factors. Assist lawyers with performance-related discussions.
-Ensure efficiency and productivity improvements, implementation of constructive disciplinary measures, a formal performance improvement plan, or recommendation for additional training.
-Lead activities that promote team cohesion.
-Organize meetings with legal assistants, e.g., brainstorming sessions, focus groups, informal engagement activities, etc.
-Identify process improvements, including improving workflow and optimizing the use of AI and mentoring Continuous Improvement Committee members to achieve team goals.
-Lead the employee performance management process, which includes setting performance objectives and communicating and collecting ongoing feedback. Obtain feedback from clients (lawyers) on a regular basis.
-Recommend annual salary increases.
-Act as the primary liaison between counsel and legal assistants, and between management and legal assistants.
-Manage concerns that arise within teams of lawyers and legal assistants.
-Identify problems, develop innovative solutions, communicate with relevant parties and follow up on these problems until they are resolved.
-Work collaboratively to meet operational needs, share management issues and best practices, improve efficiency, standardize work processes and participate in Legal Support Services projects.
-Maintain records and see to the compilation and preparation of reports concerning statistics related to personnel or services.
-Analyze data to identify themes and trends. Present strong recommendations for change.
-Collaborate in the annual preparation of financial and staffing budgets. Conduct verification and preparation of monthly reports.

The ideal candidate will be distinguished by the following profile:
-College diploma in administration, human resources or other relevant field, or equivalent work experience.
-Minimum of 10 years of experience, including a minimum of three years in managing large teams, ideally in a professional services environment.
-Well-developed problem-solving, conflict management and negotiation skills, including the ability to resolve performance and discipline issues. Ability to seek and implement creative solutions.
-Excellent analytical reasoning and critical thinking skills.
-Demonstrated numeracy skills.
-Strong written and oral communication skills (in French and English).
-Demonstrated ability to communicate effectively.
-Intermediate knowledge of the Office suite.
-Achievements in change management and strong interest in continuous process improvement.
-Recognized skills for organizing and prioritizing work in a fast-paced environment on a national platform.
-Ability to build strong relationships based on trust in order to achieve support and results.

What is offered to you:
-Exceptional benefits from day one including firm-paid group insurance coverage, a wellness program and a technology expense allowance.
-Competitive compensation and generous time off, including a day off for volunteer activities and a day off for your birthday.
-Opportunities for growth and professional development at all levels, in a culture that fully encourages and values dialogue-based feedback.
-The opportunity to get involved in the community and a commitment to equity, diversity and inclusion.
-A collaborative and cohesive culture where lawyers and business teams work together towards a common goal.

Do you want to join the ranks of a firm that emphasizes the development of the full potential of its employees? Give us the privilege of getting to know you!